/
/
/
/

För uppgiftslämnare till patientregistret

Denna sida vänder sig till dig som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården och ska rapportera uppgifter till patientregistret. Från och med år 2015 sker uppgiftsinlämningen månadsvis.

Syftet med patientregistret är att följa hälsoutvecklingen i befolkningen, förbättra möjligheterna att förebygga och behandla sjukdomar samt bidra till hälso- och sjukvårdens utveckling. I en kort informationsfilm berättar vi om syftet och nyttan med patientregistret.

Sekretessen kring registret är sträng

De uppgifter du lämnar till patientregistret skyddas av sträng sekretess. Vi lämnar bara ut personuppgifter för forskning om det godkänts vid särskild etisk prövning samt sekretessprövning. I den statistik som vi publicerar kan inga uppgifter spåras tillbaka till någon enskild.

Nya föreskrifterna träder i kraft den 1 februari 2017

Den 1 oktober 2016 beslutade regeringen att ta bort undantaget för aborter i förordningen om patientregister hos Socialstyrelsen. Det innebär att Socialstyrelsen får möjlighet att ta in personnummer i samband med aborter till patientregistret.

Uppgiftsskyldigheten till Socialstyrelsens patientregister gäller från och med den 1 februari 2017 då de nya förskrifterna träder i kraft. Inrapportering till patientregistret gäller enbart vård given av läkare.

Nuvarande abortstatistik är oförändrad

Socialstyrelsens nuvarande statistik om aborter, som är baserad på avidentifierade uppgifter från samtliga abortkliniker, påverkas inte av förändringen ovan. Du som rapporterar in uppgifter dit kan därför fortsätta att rapportera som vanligt.

Bättre uppföljning för psykiatrisk öppenvård

Regeringen har beslutat att personuppgifter som rör patienter som behandlats av annan hälso- och sjukvårdspersonal än läkare inom den psykiatriska öppenvården ska få behandlas i Socialstyrelsens patientregister.

Förordningsändringen träder i kraft den 15 mars 2017. Därför påbörjar vi nu arbetet med att ställa om enligt det nya beslutet genom att skapa nya rutiner och ändra i föreskrifterna. Tillsvidare gäller nuvarande sätt att rapportera in till patientregistret.

 

Ny grundförfattning från och med 2015

Från och med 2015 gäller grundförfattningen SOSFS 2013:35 som  bland annat innebär att uppgiftsinlämningen ändrats från årsvis till månadsvis från och med 1 januari 2015.

Se nedan punkt 8. "Om jag inte kan uppfylla kraven för inrapportering?" om du inte kan rapportera enligt de nya kraven och vill veta hur du ansöker om dispens.

Som stöd för inrapportering har vi tagit fram ett förtydligande av föreskrifter till patientregistret där du bland annat hittar svar på ofta förekommande frågor.

Senaste version av förtydligandedokumentet: 2.7
Publicerad: 21 juni 2016 
Ändringar markerade med streck i vänstermarginalen.

Steg-för-steg vid inlämning av 2015 års uppgifter

  1. Ska jag rapportera?
  2. Vad ska jag rapportera?
  3. Vilka variabler ska ingå?
  4. Hur ska filerna se ut?
  5. Vart skickar jag uppgifterna?
  6. När ska jag rapportera in?
  7. Vad händer sen med uppgifterna?
  8. Om jag inte kan uppfylla kraven på inrapportering?

1. Ska jag rapportera?

Uppgiftsskyldigheten till patientregistret regleras i Socialstyrelsens föreskrifter. All producerad vård ska rapporteras in, givet att det är sluten vård eller läkarbesök inom öppenvården (exklusive primärvård). Däremot ska inte den kommunala hemsjukvården rapporteras in. Flera privata vårdgivare har redan idag en överenskommelse med landstingen som innebär att de sköter inrapporteringen till patientregistret. Du som har en sådan överenskommelse behöver inte rapportera till Socialstyrelsen.

2. Vad ska jag rapportera?

Du som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården ska rapportera in uppgifter om patienter som:

  • är inskrivna eller har skrivits ut från sluten sjukvård, inklusive psykiatrisk tvångsvård 
  • behandlats av läkare i den delen av den öppna vården som inte är att betrakta som primärvård.

Du som bedriver psykiatrisk tvångsvård ska rapportera uppgifter om de patienter som varit eller är inskrivna för tvångsvård som ges enligt lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård. Uppgifterna skickas in tillsammans med övrig vård. 

3. Vilka variabler ska ingå?

I föreskriften SOSFS 2013:35 för patientregistret framgår vilka variabler som ska rapporteras och i vilket format. Se också Förtydligande av föreskrifter till patientregistret där du bland annat hittar svar på ofta förekommande frågor.

Variablerna diagnos och åtgärd kräver användning av diagnoskoder (ICD 10) och åtgärdskoder (KVÅ). För kodning av läkemedel används ATC-koder. Mer information om dem finns på FASS.se.

För att uppgifterna du rapporterar ska kunna användas till bland annat forskning och nationella beslut inom hälso- och sjukvård är det viktigt att se till att data som rapporteras håller god kvalitet. Detta görs genom att rapportera in variabler så fullständigt som möjligt, till exempel personnummer, diagnos och åtgärd.

4. Hur ska filerna se ut?

Uppgifterna ska rapporteras i semikolonseparerade (;) textfiler enligt postbeskrivningen i bilaga 1 i Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2013:35.

Flera leverantörer av datajournaler har någon form av rapporteringsmodul som gör det möjligt att direkt få ut en fil från journalsystemet med de uppgifter som ska rapporteras till patientregistret. Det kan därför vara bra att du kontrollerar med dem vilka möjligheter som finns för respektive system.

Inrättningskod

Om du inte rapporterat in tidigare ska du börja med att begära en inrättningskod samt inloggningsuppgifter till den elektroniska inrapporteringen.. Då mejlar du till inrapportering och uppger att du vill ha en inrättningskod samt dina kontaktuppgifter (mejladress, organisation/landsting, postadress, postnummer och ort, telefonnummer/mobilnummer) och för vilket eller vilka register du vill rapportera.

5. Vart ska jag skicka uppgifterna?

Information om hur och vart du skickar in filerna hittar du på sidan om Elektronisk inrapportering.

Ange avsändaruppgifter

När du rapporterar in ska du ange organisation/landsting, adress, telefonnummer och mejladress. Ange även namn på den som rapporterat in.

6. När ska jag rapportera in?

Uppgifterna ska skickas in månatligen med uppgifter från de tre föregående månaderna. Första inrapporteringsdatum 2015 är 30 april, då januari till och med mars rapporteras. Se information om hur det går till i dokumentet "Inrapportering patientregistret – tremånadersfönstret" i högermenyn.

7. Vad händer sen med uppgifterna?

Återkopplingen sker genom att vi gör kontroller av dina uppgifter vars resultat vi sedan skickar till dig. Om vi hittar fel efter kontroll ett kommer vi att begära en ny rättad fil av dig.

Felkontroller patientregistret 2015 version 1.6

När uppgifterna har kvalitetssäkrats kan de användas till statistik, fördjupade analyser, utvärderingar och forskning. Uppgifterna används bland annat i produktivitetsjämförelser, exempelvis Kolada och öppna jämförelser. Dessutom används uppgifterna i internationella jämförelser, bland annat av EU (Eurostat), OECD, WHO och Nomesko.

8. Om jag inte kan uppfylla kraven på inrapportering?

Kan du inte uppfylla de krav som ställs på inrapporteringen, kan vi medge undantag om det finns särskilda skäl.  Detta innebär att du kan skicka in en dispensansökan under förutsättningar att särskilda skäl finns och att det är tidsbegränsat. I dispensansökan anger du:

1. Vilket eller vilka krav som inte kan uppfyllas
2. Skälet till att kravet eller kraven inte kan uppfyllas
3. När kravet eller kraven kan uppfyllas

Dispensansökan skickas, tillsammans med uppgift om vilken leverantör ansökan avser, till: Socialstyrelsen, Rättsavdelningen, 106 30 STOCKHOLM.