Den som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården ska senast den 31 mars varje år rapportera uppgifter från föregående år till patientregistret. Detta gäller både privata och offentliga vårdgivare. Dessutom ska den som bedriver psykiatrisk tvångsvård rapportera in uppgifter tre gånger om året.
Uppgiftsskyldigheten till patientregistret regleras i Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2008:26 (senaste version i konsoliderad form). Uppgifter som lämnas till patientregistret skyddas av sträng sekretess. I den statistik vi publicerar kan inga uppgifter spåras tillbaka till någon enskild. Personuppgifter för forskning lämnar vi ut bara om det godkänts vid särskild etisk prövning samt sekretessprövning.
Vad ska rapporteras in?
Den som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården ska senast den 31 mars varje år rapportera föregående års:
De variabler som ska ingå i inrapporteringen beskrivs i bilaga 5 till föreskriften.
Den som bedriver psykiatrisk tvångsvård ska senast den 15:e i varje tertials första månad lämna uppgifter om de patienter som under den definierade perioden har varit eller vid tertialsskiftet är inskrivna för tvångsvård som ges enligt lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård.
Hur ska uppgifterna rapporteras in?
Uppgifter ska inrapporteras enligt nedanstående filspecifikationer:
Filspecifikation sluten sjukvård
Filspecifikation geriatrisk och psykiatrisk vård
Filspecifikation öppen vård
Filspecifikation tvångsvård
Flera leverantörer av datajournaler har någon form av rapporteringsmodul som gör det möjligt att direkt få ut en fil från journalsystemet med de uppgifter som ska rapporteras till patientregistret. Det kan därför vara bra att kontrollera med dem vilka möjligheter som finns för respektive system.
Uppgifterna kan antingen skickas per post eller elektroniskt till Socialstyrelsen.
Elektronisk inrapportering
Vi erbjuder en möjlighet till säker uppladdning av filer via vår webplats. Vid inrapportering denna väg behöver filerna inte krypteras innan. Filerna överförs genom en säker kanal (med hjälp av https). Därefter krypteras filerna direkt vid ankomsten till Socialstyrelsen och dekrypteras inte förrän hos den handläggare som ska arbeta med inläsningen av informationen.
För att få tillgång till den elektroniska inrapportering sänder man ett mail till inrapportering@socialstyrelsen.se. I mailet ska kontaktuppgifter framgå (mailadress, organisation/landsting, postadress, postnummer och ort, telefonnummer/mobilnummer) samt för vilket eller vilka register man vill rapportera. Därefter får man ett mail med inloggningsuppgifter och länk/url till den elektroniska inrapporteringen.
Per post
Uppgifterna ska sparas som en fil på exempelvis en CD, som skickas i vadderat kuvert med rekommenderat brev till:
Socialstyrelsen
Patientregistret
106 30 Stockholm
Uppgifterna kan skickas som en excel- eller accessfil för PC eller som en tab- eller semikolonseparerad textfil. Postbeskrivningen i bilaga 6 i Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2008:26 ska följas.
Det är ett krav att filen krypteras och förses med ett lösenord. Lösenordet kan mejlas eller skickas i en separat försändelse. Avsändare måste framgå tydligt på båda försändelserna så att vi kan para ihop filen med rätt lösenord.
När ska uppgifterna rapporteras in?
Uppgifter om hälso- och sjukvård ska skickas in till patientregistret en gång om året. Insamling av uppgifter för verksamhetsåret påbörjas i januari och uppgifterna ska vara oss tillhanda senast den 31 mars. Uppgifter om psykiatrisk tvångsvård ska skickas in till patientregistret tre gånger om året och vara oss tillhanda senast den 15 maj, den 15 september respektive den 15 februari.