Denna sida vänder sig till dig som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården. Du ska senast den 31 mars varje år rapportera uppgifter från föregående år till patientregistret. Detta gäller både dig som privat och offentlig vårdgivare. Driver du psykiatrisk tvångsvård ska du istället rapportera in uppgifter tre gånger om året.
Uppgiftsskyldigheten till patientregistret regleras i Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2008:26 (senaste version i sammanslagen form).
Sekretessen kring registret är sträng
De uppgifter du lämnar till patientregistret skyddas av sträng sekretess. Vi lämnar bara ut personuppgifter för forskning om det godkänts vid särskild etisk prövning samt sekretessprövning. I den statistik som vi publicerar kan inga uppgifter spåras tillbaka till någon enskild.
Steg-för-steg vid inrapportering till registret
- Ska jag rapportera?
- Vad ska jag rapportera?
- Vilka varabler ska ingå?
- Hur ska filerna se ut?
- Vart skickar jag uppgifterna?
- När ska jag rapportera in?
- Vad händer sen med uppgifterna?
1. Ska jag rapportera?
All producerad vård ska rapporteras in, givet att det är sluten vård eller läkarbesök inom öppenvården (exklusive primärvård). Däremot ska inte den kommunala hemsjukvården rapporteras in. Flera privata vårdgivare har redan idag en överenskommelse med landstingen som innebär att de sköter inrapporteringen till patientregistret. Du som har en sådan överenskommelse behöver inte rapportera till Socialstyrelsen.
2. Vad ska jag rapportera?
Du som bedriver verksamhet i hälso- och sjukvården ska rapportera in uppgifter om patienter som:
- skrivits ut från sluten sjukvård
- den 31 december är inlagda på sjukhus i den geriatriska och psykiatriska vården
- behandlats av läkare i den delen av den öppna vården som inte är primärvård
Du som bedriver psykiatrisk tvångsvård ska rapportera uppgifter om de patienter varit eller är inskrivna för tvångsvård som ges enligt lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård.
3. Vilka variabler ska ingå?
I bilaga 5 till föreskriften för patientregistret framgår vilka variabler som ska rapporteras.
Variablerna diagnos och åtgärd kräver användning av koder och klassifikationer. För kodning av läkemedel används ATC-koder. Mer information om dem finns på FASS.se.
För att uppgifterna du rapporterar ska kunna användas till bland annat forskning och nationella beslut inom hälso- och sjukvård är det viktigt att se till att data som rapporteras håller god kvalitet. Detta görs genom att rapportera in variabler så fullständigt som möjligt, till exempel personnummer, diagnos och åtgärd.
4. Hur ska filerna se ut?
Flera leverantörer av datajournaler har någon form av rapporteringsmodul som gör det möjligt att direkt få ut en fil från journalsystemet med de uppgifter som ska rapporteras till patientregistret. Det kan därför vara bra att du kontrollerar med dem vilka möjligheter som finns för respektive system. Uppgifterna ska inrapporteras enligt nedanstående filspecifikationer:
Du som privat vårdgivare kan även fylla i den excelfil som finns i vänstermenyn (gäller öppenvård). Filen ska då namnges med bokstaven P åtföljt av er inrättningskod, till exempel "P10412".
Inrapportering kan även ske enligt bilagorna till föreskriften eller enligt inrapporteringsmall för privata vårdgivare.
Inrättningskod
Om du inte rapporterat in tidigare ska du börja med att begära en inrättningskod. Då mejlar du till inrapportering och uppger att du vill ha en inrättningskod samt dina kontaktuppgifter (mejladress, organisation/landsting, postadress, postnummer och ort, telefonnummer/mobilnummer) och för vilket eller vilka register du vill rapportera. Planerar du att rapportera elektroniskt kan du i samma mejl begära inloggningsuppgifter till den elektroniska inrapporteringen.
5. Vart ska jag skicka uppgifterna?
Vi rekommenderar att du skickar in uppgifterna elektroniskt till oss men det finns också möjlighet att skicka in dem per post.
Uppgifterna kan du skicka som en excel- eller accessfil för PC eller som en tab- eller semikolonseparerad textfil. Postbeskrivningen i bilaga 6 i Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2008:26 ska följas.
Elektronisk inrapportering
Vi erbjuder en möjlighet till säker uppladdning av filer via vår webbplats. Information om hur du gör detta hittar du på sidan om Elektronisk inrapportering.
Per post
Spara uppgifterna som en fil, på exempelvis en CD, som du skickar i vadderat kuvert med rekommenderat brev till:
Socialstyrelsen
Patientregistret
106 30 Stockholm
Uppgifterna ska skickas på ett sådant sätt att ingen obehörig kan ta del av dem. Det kan göras genom att du krypterar filen och förser den med ett lösenord. Lösenordet mejlar eller skickar du sedan i en separat försändelse. Avsändare måste framgå tydligt på båda försändelserna så att vi kan para ihop filen med rätt lösenord.
Ange avsändaruppgifter
När du rapporterar in ska du ange organisation/landsting, adress, telefonnummer och mejladress. Ange även namn på den som rapporterat in.
6. När ska jag rapportera in?
Uppgifterna om hälso- och sjukvård ska skickas in en gång om året. Du kan skicka uppgifterna för verksamhetsåret från och med början av januari men uppgifterna ska vara oss tillhanda senast den 31 mars. Uppgifter om psykiatrisk tvångsvård ska du skicka till patientregistret tre gånger om året och uppgifterna ska vara oss tillhanda senast den 15 maj, den 15 september respektive den 15 februari.
6. Vad händer sen med uppgifterna?
Under 2013 har vi börjat arbeta med tydligare återkoppling till uppgiftslämnare. Det betyder att du som uppgiftslämnare får bättre kontroll över kvaliteten på den data du skickar in, samtidigt som registret blir bättre. Detta innebär också att vi kräver att de inrapporterade uppgifterna håller en viss nivå. Återkopplingen kommer att ske genom två kontroller av dina uppgifter.
Kontroll ett och två, privata vårdgivare och tvångsvård
Kontroll ett och två, landsting och region
Kontrollerna skiljer sig något beroende på om du som rapporterar är privat vårdgivare, rapporterar tvångsvård eller rapporterar för ett landsting eller region. Om vi hittar fel efter kontroll ett kommer vi att begära en ny rättad fil av dig. I kontroll två görs mer specifika och statistiska kontroller, varefter vi återkopplar till dig. I vissa fall kommer vi även begära en kvittens.
När uppgifterna har kvalitetssäkrats kan de användas till statistik, fördjupade analyser, utvärderingar och forskning. Uppgifterna används bland annat i produktivitetsjämförelser, exempelvis Kolada och öppna jämförelser.