/
/
/

Beställa individuppgifter för forskningsändamål

Här hittar du information om hur du beställer data för forskningsändamål från våra register.

Vi kan lämna ut data från våra register för forskningsändamål genom ett undantag från offentlighets- och sekretesslagen.

Vad kostar det och hur lång tid tar det?

Handläggningstiden är cirka 3–6 månader från att beställningen kommer till oss, tills att vi levererar uppgifterna. Det kan ta längre tid, särskilt om registeruppgifter från andra myndigheter också ska ingå.

Just nu har vi ett extremt högt tryck på vår registerservice. Därför är väntetiden på att få en handläggare längre än vanligt. Vi har nu påbörjat handläggningen av ärenden som kom in i september.

Vi debiterar 1 100 kronor (exklusive moms) per timme för den arbetstid som läggs på en beställning. Detta gäller tid för administration, sekretessprövning och datauttag. De allra flesta beställningar tar 10 till 40 arbetstimmar.

Så beställer du data

Läs igenom vad som gäller

Innan du skickar in din ansökan är det viktigt att du läser igenom all information på den här sidan och på sidan om sekretessen kring våra register. Du får reda på om och hur du kan beställa uppgifter. Genom att göra beställningen på rätt sätt blir beställningsprocessen snabbare.

Tänk på att all behandling av känsliga personuppgifter, som ska utföras inom ramen för forskningsprojektet, måste vara prövad och godkänd av en forskningsetisk nämnd.

Hur du skickar in ansökan

När du läst igenom vad som gäller ska du skicka in följande dokument till oss:

  • En ifylld blankett.
  • Din undertecknade ansökan till etikprövningsnämnden samt det godkända beslutet.
  • En lista över vilka variabler du vill beställa samt en motivering varför dessa behövs i din forskning. Skicka variabellistan som excelfil eller textfil. Våra registers variabelförteckningar hittar du på respektive registers webbplats.

Viktigt att tänka på innan du skickar ansökan

  • Kontrollera faktureringsadress och organisationsnummer med din ekonomiavdelning. Felaktig eller ofullständigt ifyllda uppgifter försenar handläggningen av din ansökan. Bristfällig faktureringsinformation som medför eventuell omfakturering, medför extra kostnader à 250 kronor.
  • Om du önskar en population baserad på diagnoser ska ICD-klassifikation och diagnoskod enligt ICD användas. Dessa hittar du på sidan om klassificering och koder.
  • Om du ska skicka en datafil till oss kan du förbereda den enligt vår instruktion för att skicka filer.
  • Beställningen skickar du per e-post till registerservice eller per post till Socialstyrelsen, 106 30 Stockholm.

 Vad händer sen?

1. Vi bekräftar att vi fått din ansökan

När vi har fått din ansökan får du en bekräftelse per mejl. I brevet kommer ditt diarienummer att framgå.

2. Du får en handläggare

Du får en handläggare som återkopplar till dig. Är beställningen inte komplett eller finns det några oklarheter behöver du och handläggaren reda ut detta först. Det kan vara fråga om kompletterande dokumentation som vi begär in men det kan också handla om att vi inte finner stöd för behandling av vissa uppgifter och att du därför uppmanas att begränsa uttagets omfattning. Vi är mycket restriktiva när det gäller att lämna ut känsliga personuppgifter med personnummer. Mer information hittar du i foldern om personuppgifter vid forskning, till höger.

3. Vi har ett internt möte med jurist om din beställning

Vi har ett internt möte om din beställning med bland annat beslutande chef och jurist. Skulle det då framkomma nya frågor kontaktar vi dig.

4. Vi skriver en specifikation du behöver godkänna

Vi skriver en specifikation på din beställning för att vi båda ska vara överens om vad som ska göras samt ge ett ungefärligt pris för beställningen. Du måste sen bekräfta per e-post att innehållet i specifikationen är vad vi kommit överens om.

5. Vi gör en sekretessprövning

När specifikationen är bekräftad slutför vi sekretessprövningen och fattar beslut om utlämnande.

6. Vi skickar beslut och sekretessöverenskommelse

Beslutet samt sekretessöverenskommelsen skickar vi till en företrädare för forskningshuvudmannen. Överenskommelsen ska behörig företrädare för forskningshuvudmannen skriva under och skicka tillbaka till oss. 

Orsaken till att vi skickar beslutet till behörig företrädare för forskningshuvudmannen är att det formellt sett inte är det enskilde forskaren som begär ut uppgifter utan det är den juridiska personen (forskningshuvudmannen). Om den juridiska personen är en myndighet så skyddas uppgifterna av sekretess enligt 24 kap. 8 § i offentlighets- och sekretesslagen, OSL, även hos beställaren. Om beställaren inte redan tillämpar 24 kap. 8 § OSL enligt 7 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641), förs sekretessen över till beställaren enligt 11 kap. 3 § OSL. Är forskningshuvudmannen inte en myndighet kan vi upprätta ett sekretessförbehåll som reglerar hur du som forskare får använda utlämnade uppgifter.

7. Vi levererar din beställning

När vi har fått tillbaka den undertecknade sekretessöverenskommelsen eller sekretessförbehållet lämnar vi ut uppgifterna du beställt.

8. Vi skickar faktura

Efter cirka en månad skickar vi en faktura för beställningen.