4 kap. 7 § SOSFS 2008:14
Rutinerna för hantering av patientuppgifter ska säkerställa att uppgifterna kan lämnas ut när förutsättningarna för ett utlämnande är uppfyllda.
Det ska framgå av rutinerna vem, eller vilka, som har rätt att på vårdgivarens uppdrag fatta beslut om ett utlämnande.
Bestämmelser om rätten att ta del av handlingar och uppgifter inom den allmänna hälso- och sjukvården finns i tryckfrihetsförordningen (TF). Bestämmelser som begränsar denna rätt när det gäller patientuppgifter i den offentliga hälso- och sjukvården finns i 257 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (läs mer i Åtta sidor om sekretess inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten). I 2 kap. 8–10 §§ lagen (1998:531) om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område innehåller bestämmelser som begränsar möjligheten att lämna ut uppgifter från den enskilda (privata) hälso- och sjukvården.
För att lämna ut journalhandlingar inom den offentliga hälso- och sjukvården gäller bland annat följande enligt 6 kap. offentlighets- och sekretesslagen: Den som ansvarar för patientjournalen ska i första hand ta ställning till om de begärda patient¬uppgifterna kan lämnas ut. Om uppgifterna får lämnas ut gäller skyndsamhetskrav; genast eller så snart som möjligt (2 kap. 12 § TF). Om uppgifterna inte kan lämnas ut kan den som begärt uppgifterna begära att få ett skriftligt beslut med uppgift om hur beslutet kan överklagas. Inom den offentliga vården är det myndigheten (den politiska nämnden eller den som fått delegation att fatta beslut för myndigheten) som fattar beslut om avslag. Det är vårdgivaren som bestämmer vem som ska vara behörig att fatta ett sådant beslut.
För att lämna ut journalhandlingar inom den privata hälso- och sjukvården gäller följande: Om patienten eller en närstående begär att få ta del av en journalhandling ska han eller hon få det så snart som möjligt, förutsatt att uppgifterna inte omfattas av tystnadsplikten (8 kap. 2 § patientdatalagen [2008:355]). Personen ifråga ska då få läsa journalen, skriva av den på stället eller få en avskrift eller kopia. Den som är ansvarig för journalhandlingen ska pröva frågan om den kan lämnas ut. Om man bedömer att handlingen inte kan lämnas ut ska den ansvarige genast med eget yttrande lämna över frågan till Socialstyrelsen för prövning.
Vårdgivaren ansvarar för att det finns rutiner som är avpassade för verksamheten som säkerställer att utlämnande av patientuppgifter kan ske när förutsättningarna är uppfyllda. Det ska vara tydligt i verksamheten vem som har rätt att fatta sådana beslut.
4 kap. 8 § SOSFS 2008:14
Den person som lämnar ut patientuppgifter ska försäkra sig om att endast rätt mottagare tar emot uppgifterna.
För att den som arbetar hos en vårdgivare ska kunna hantera patientuppgifter på ett säkert sätt måste vårdgivaren ha rutiner även för att lämna ut patientuppgifter. Det måste till exempel finnas rutiner för hur man ser till att rätt mottagare får de begärda patientuppgifterna och att inga obehöriga kan ta del av dem. Detta gäller oavsett om uppgifterna lämnas på papper eller på ett medium för automatiserad behandling, exempelvis en CD-skiva.
Enligt 3 kap. 11 § patientdatalagen ska det dokumenteras i patientjournalen när och till vem en journalhandling eller en kopia eller avskrift har lämnats ut. Vårdgivaren måste alltså ha rutiner för att dokumentera detta och kunna spåra utlämnade journalhandlingar och kopior.