/
/
/

Förutsättningar finns för bättre service under 2017

den 3 april 2017 kl. 00:00 Debattartikel

Debattreplik av enhetschef Anna Bennet Bark och avdelningschef Mona Heurgren med anledning av kritik mot ärendehantering hos Socialstyrelsens registerservice. Artikeln publicerades i Läkartidningen den 3 april 2017.

Socialstyrelsens register är som Jerzy Leppert och medförfattare skriver en mycket viktig källa till forskning, och vi har unika möjligheter att sammanställa data på befolkningsnivå. På grund av tillfällig brist på personal under 2016 uppstod tyvärr längre väntetider. Vi beklagar de besvär det medför för forskare som beställer data, och har informerat via webbplatsen och e-postutskick.

Flera åtgärder har vidtagits för att korta väntetiderna. Antalet medarbetare som arbetar med beställningarna är i dag fler än någonsin tidigare. Arbetsprocesserna har effektiviserats och flera personer kan arbeta parallellt med olika delar av samma beställning. Vi har tätare samarbete med Statistiska centralbyrån (SCB) och Vetenskapsrådet för att göra registerdata mer tillgängliga för forskning.

Tyvärr har kötiden trots detta inte minskat i den takt vi räknat med. Vi kommer därför under perioden april–juni i år att göra ytterligare en stor satsning för att komma ikapp, så att så många forskare som möjligt ska få data före midsommar. Detta möjliggörs genom att forskarbeställningsverksamheten prioriteras före andra uppgifter.

I nuläget är handläggningstiden 1–6 månader från det att beställningen får en handläggare till dess att vi levererar uppgifterna. Det kan ta längre tid om registeruppgifter från andra myndigheter också ska ingå eller om komplexa juridiska frågor behöver besvaras. Andra faktorer som kan försena processen är att forskare kan behöva komplettera sin etikprövningsansökan för att få rätt att behandla vissa personuppgifter eller att databeställningen inte är beskriven så tydligt att en statistiker kan använda den som grund för ett datauttag. Detta gör att det på förhand inte går att exakt räkna ut hur lång tid det tar innan data kan lämnas ut för ett specifikt ärende.

Under hösten 2016 testade Socialstyrelsen ett nytt arbetssätt tillsammans med en organisation som ofta beställer data. Organisationen har systematiskt arbetat för att skicka in tydligare och mer genomarbetade beställningar och utsett en »superbeställare« med fördjupade kunskaper om vad Socialstyrelsen behöver veta för en snabb och smidig handläggning. Tiden det tar för organisationen att få data har avsevärt kortats, vilket visar att det lönar sig för både forskarna och oss att beställningen är väl förberedd.

Med lärdomar från detta test och andra tidigare erfarenheter har vi påbörjat planeringen av en ny elektronisk beställningstjänst som ska guida forskaren att skicka in rätt bilagor och fylla i blanketten. Vi lanserar också ett informationsbrev till forskare, medverkar på konferenser och ordnar öppna hus för forskare som beställer data. Nästa öppna hus är den 16 juni. Mer information publiceras snart på Socialstyrelsens webbplats och registerforskning.se. Sammantaget ser vi att det nu finns förutsättningar att väsentligen förbättra servicen under 2017, och vi ser fram emot ett fortsatt samarbete i frågorna.

Anna Bennet Bark, enhetschef, registerservice, Socialstyrelsen
Mona Heurgren, avdelningschef, statistik och jämförelser, Socialstyrelsen